Makigami-Matrix

Was ist Makigami?

Makigami (jap. „aufgerolltes Papier") ist ein Lean-Werkzeug zur Aufnahme administrativer und dienstleistungsorientierter Prozesse. Während eine klassische Prozesskarte den Materialfluss zeigt, macht Makigami sichtbar, wer wann an einem Vorgang arbeitet und wie viel Zeit zwischen den Schritten verloren geht.

Aufbau: Zeilen sind beteiligte Rollen (Personen, Abteilungen, Systeme), Spalten sind Prozessschritte in chronologischer Reihenfolge. In jeder Zelle wird markiert, ob eine Rolle an einem Schritt mitwirkt. Pro Schritt wird zusätzlich erfasst: Aktivität, Bearbeitungszeit, Wartezeit, Verschwendungsart und Notizen.

Rolle (Swim-Lane): Eine handelnde Stelle im Prozess: Kunde, Sachbearbeitung, Vorgesetzte, ein IT-System. Eine Rolle muss nicht eine Person sein, sondern eine Funktion. Übergaben zwischen Rollen sind die größten Verschwendungsquellen in Büro-Prozessen.

Schritt: Eine in sich abgeschlossene Aktivität im Prozess — z.B. „Anfrage erfassen", „Freigabe einholen". Ein Schritt kann mehrere Rollen gleichzeitig betreffen (gemeinsame Bearbeitung, Übergabe).

Bearbeitungszeit vs. Wartezeit: Bearbeitungszeit ist die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wird (wertschöpfend). Wartezeit ist die Liegezeit zwischen Aktivitäten — die Vorgang ruht in der Ablage, im Postkorb, in der Mail-Queue. In Büro-Prozessen sind 95 %+ Wartezeit nicht ungewöhnlich.

Muda (Verschwendung): Japanischer Begriff für jede Tätigkeit, die Ressourcen verbraucht, ohne Wert für den Kunden zu schaffen. Die acht klassischen Muda-Arten („TIMWOODS+S"): Transport, Bestand, Bewegung, Warten, Überproduktion, Über-Bearbeitung, Defekte, ungenutztes Potenzial.

Vorgehen Schritt für Schritt

Empfohlene Reihenfolge

• 1. Prozess-Titel oben links eintragen — z.B. „Auftragsabwicklung Innendienst".
• 2. Rollen anlegen über „+ Rolle" am unteren Rand der Matrix. Mit den Hauptakteuren beginnen, weitere kommen erfahrungsgemäß im Gespräch dazu.
• 3. Schritte chronologisch anlegen über „+ Schritt" am rechten Rand. Jede Tätigkeit, die einen Statuswechsel auslöst, ist ein eigener Schritt — auch reine Warte-/Liege-Schritte sind erlaubt.
• 4. In der Matrix Beteiligungen setzen: pro Zelle den Punkt anklicken, wenn die Rolle an diesem Schritt mitwirkt. Mehrfach-Markierungen sind erlaubt (Übergabe, gemeinsame Bearbeitung).
• 5. Pro Schritt die Karte ausfüllen: Aktivitätstext, Bearbeitungszeit, Wartezeit, eine oder mehrere Muda-Kategorien, optional Notizen zu Übergaben oder Engpässen.
• 6. KPI-Streifen prüfen: Lead Time und PCE zeigen den Hebel — kleine PCE bedeutet viel Verbesserungspotenzial.
• 7. Workshop-Ergebnis exportieren: XLSX zum Teilen, JSON zum Wiederladen, PNG/SVG für Präsentation.

Workshop-Tipps

• Mit Beteiligten gemeinsam erstellen — Außenstehende übersehen meist Schatten-Schritte und informelle Übergaben.
• Realistische, nicht Soll-Zeiten erfassen. Auch ehrliche Schätzwerte sind besser als Schönrechnerei.
• Wartezeiten zuerst grob schätzen, danach mit Beispielfällen kalibrieren.
• Drag & Drop nutzen, um Rollen/Schritte umzuordnen, wenn der Workshop neue Reihenfolge ergibt.

Kennzahlen interpretieren

KPI-Streifen

Σ Bearbeitung: Summe aller Bearbeitungszeiten — die tatsächlich wertschöpfende Zeit im Prozess. Reichweite typischerweise Minuten bis wenige Stunden.

Σ Wartezeit: Summe aller Wartezeiten — Liegezeiten zwischen Aktivitäten. In Büro-Prozessen meist der größte Anteil der Lead Time.

Lead Time: Σ Bearbeitung + Σ Wartezeit. Die durchgehende Dauer vom Auslöser des Prozesses bis zum Ergebnis. Aus Kundensicht das einzig relevante Maß.

PCE (Process Cycle Efficiency): Σ Bearbeitung / Lead Time, in Prozent. Anteil der Lead Time, der wertschöpfend ist. Eine PCE von 5 % bedeutet: für jede Minute Wert werden 19 Minuten verschwendet.

Daumenregeln

• PCE > 25 %: für Büro-Prozesse exzellent.
• PCE 5–25 %: typischer Industrie-/Service-Wert mit klarem Optimierungspotenzial.
• PCE < 5 %: massives Hebelpotenzial — Wartezeiten dominieren.
• Verbesserung beginnt immer beim größten Wartezeit-Block, nicht bei der schnellsten Bearbeitungszeit.

Muda-Verteilung

Welche Muda-Kategorien tauchen am häufigsten auf? Häufige Markierungen für „Warten" zeigen Kapazitätsprobleme oder unklare Verantwortlichkeiten. „Über-Bearbeitung" deutet auf unklare Qualitätsanforderungen, „Defekte" auf Probleme in vorgelagerten Schritten.

Felder und Eingaben

Matrix

• Spaltenkopf: editierbarer Schritt-Titel. Der Index Sx ist fest, der Titel optional.
• Zeilenkopf: editierbares Rollen-Label.
• Zelle: Klick auf den Punkt schaltet die Beteiligung an/aus. Aktive Punkte sind gefüllt.
• Grip-Symbol (⋮⋮): Drag-Anker zum Umordnen von Schritten oder Rollen. Erscheint beim Überfahren des Kopfes.
• X-Symbol: Spalte/Zeile löschen — mit Bestätigungsdialog.

Karte pro Schritt

• Aktivität: Was passiert konkret? Auch zwei Sätze sind völlig in Ordnung.
• Beteiligte Rollen: gleicher Inhalt wie die Punkte in der Matrix — Chips lassen sich genauso umschalten.
• Bearbeitungszeit / Wartezeit: Freitext-Eingabe (siehe unten). Auf Tab/Blur wird kanonisch normalisiert.
• Verschwendung (Muda): mehrere Kategorien pro Schritt möglich. Farben und Bezeichnungen sind in den Einstellungen anpassbar.
• Notizen: alles, was nicht in andere Felder passt — Übergabewege, Engpässe, IT-Brüche.

Zeit-Freitext

Zeiten werden als freie Texte erfasst und intern in Sekunden umgerechnet. Mehrere Einheiten dürfen kombiniert werden, ein Komma oder Punkt ist als Dezimaltrennzeichen erlaubt.

• „45min" → 45 Minuten
• „4h 30min" → 4 Stunden 30 Minuten
• „1d 5h" → 1 Arbeitstag (8 h) + 5 Stunden
• „1,5h" → 1 Stunde 30 Minuten
• Leer = 0; ungültige Eingabe wird rot markiert und im KPI als 0 gerechnet.

Voreingestellt sind s, min, h, d (= 28800 s, also 8-Stunden-Arbeitstag). Eigene Einheiten lassen sich in den Einstellungen ergänzen — z.B. „wk" = 144000 s für eine Arbeitswoche.

Tipps & Stolpersteine

Gute Praxis

• Lieber zu fein als zu grob: Schritte mit mehr als einer Stunde Bearbeitungszeit lassen sich meist sinnvoll aufteilen.
• Übergaben sichtbar machen: Wo zwei Rollen denselben Schritt teilen, lohnt eine Notiz über das Medium (E-Mail, Postkorb, System).
• Wartezeit ehrlich messen: lieber „1d" eintragen, als die unangenehme Wahrheit zu verstecken — das ist das eigentliche Ziel der Methode.
• Mehrere Muda-Kategorien pro Schritt erlaubt — bei tatsächlich gemischten Problemen lieber alle markieren.

Typische Fehler

• Soll-Prozess statt Ist-Prozess aufnehmen: Makigami zeigt die Realität, nicht das Ideal.
• Nur Bearbeitungszeit erfassen, Wartezeit überspringen: Damit fällt das wichtigste Werkzeug der Methode weg.
• Zu wenige Rollen: Wenn eine „Sachbearbeitung" mehrere Personen kapselt, gehen Übergaben innerhalb verloren.
• Status-/Liege-Schritte vergessen: „Wartet auf Freigabe" ist ein eigenständiger Schritt — auch wenn niemand aktiv arbeitet.
• PCE als alleinige Zielmetrik: Eine PCE-Steigerung ohne Reduktion der absoluten Lead Time hilft dem Kunden nicht.

Wann NICHT einsetzen?

• Reine Produktionsprozesse mit Material- und Maschinenfluss — dafür ist eine Value Stream Map präziser.
• Sehr kurze Prozesse (< 5 Schritte): SIPOC oder eine einfache Prozesskarte reichen oft.
• Wenn keine zeitlichen Daten vorliegen und auch keine geschätzt werden können — die Methode lebt von Zeitwerten.

Beispieldaten

Dieses Modul wird mit den folgenden Beispieldatensätzen ausgeliefert — mit einem Klick in der App ladbar.

Verfügbar in folgenden Zyklen

• DMAIC: Analyze
• DMADV: Analyze
• 8D: D4 — Ursachenanalyse